Algemeen

Kilometer declaratie

Wil je kilometers declareren dan werkt dit bijna hetzelfde als een normale declaratie. Volg hiervoor de volgende stappen:

1. Ga naar de Declaratie app en klik linksboven op nieuw. 
2. Vul de volgende velden in (overige zijn correct ingesteld): 
3. 1. Omschrijving: kilometervergoeding
   2. Categorie: [Kilometervergoeding] Kilometervergoeding
   3. Totaal: het aantal kilometers
   4. Werknemer: selecteer jezelf
   5. Betaald door: werknemer
   6. Kostendatum: datum van betaling.
   7. Notities: verplichte toelichting op de kosten.
4. Voeg het overzicht van de gereden kilometers toe via lognotes of "Koppel betaalbewijs".
5. Klik vervolgens op rapport aanmaken, controleer alle velden en dien het in via aanbieden aan manager.
6. Na goedkeuring manager, ontvang je de betaling.

⚠️ Declaraties zonder duidelijke notities en/of kilometerverantwoording worden niet verwerkt.

Declaraties voor managers

Zodra een collega uit je team een declaratie indient krijg jij als manager een activiteit toegewezen om de declaratie goed te keuren.
Je checkt de volgende zaken:

• Is de juiste categorie geselecteerd?
• Is er een betaalbewijs toegevoegd?
• Komt het bedrag van de declaratie overeen met het bedrag wat op het betaalbewijs staat?
• Is er een duidelijke notitie afgegeven voor de gemaakte kosten?

Als de declaratie helemaal goed is ingevuld, selecteer je bovenin op goedkeuren en boeking maken (2x). 

• In het geval dat een declaratie privé is betaald, wordt er nu een leveranciersfactuur aangemaakt, die vervolgens met de betalingen mee genomen wordt.
  Robbert betaald over het algemeen op dinsdag en vrijdag een batch betalingen. Onze collega's kunnen dan ook verwachten dat hun declaraties dan meegenomen worden.
• In het geval dat een declaratie met de betaalpas van de zaak is betaald, dan wordt er nu een boeking aangemaakt in de bank. Financiën kan nu de bankboeking wegstrepen tegen de declaratie.

Declaraties voor boekhouding 

Algemeen

De declaraties worden door de verschillende categorieën op verschillende grootboeken (kostenrekeningen) geboekt. Zie onderstaand overzicht.

Vooraf is er ook ingesteld dat er standaard BTW hoog verwerkt wordt. Nu kan dit natuurlijk afwijken in het geval van bijvoorbeeld eten. Als afdeling financiën ben je verantwoordelijk voor het juist boeken van BTW op de declaraties.

Prive betaald

Als een declaratie privé betaald is wordt er na goedkeuring van de manager een leveranciersfactuur aangemaakt op naam van de medewerker. De vervaldatum is de datum waarop de declaratie goed gekeurd wordt door de manager.
De declaraties kunnen gewoon meegenomen worden in de batch betalingen van dinsdag en vrijdag.

Zakelijk betaald

Als een declaratie ingediend is die met de zakelijke pas is betaald, heb je waarschijnlijk al een betaling in de bank die niet gekoppeld kan worden. 
Zodra de manager de declaratie goed gekeurd heeft, wordt er een bankboeking gegenereerd. Bij het verwerken van de bank zal deze beschikbaar zijn om te koppelen aan de betaling.

Velden uitgelegd

Omschrijving

Dit veld wordt gebruikt om een korte maar duidelijke omschrijving van de declaratie weer te geven. 
Maak de omschrijving dus zo kort maar krachtig mogelijk.

Categorie

Op dit moment zijn deze categorieën van toepassing. Er is een onderscheidt gemaakt in deze categorieën omdat de kosten op verschillende achterliggende grootboeken worden geboekt. 

Nieuwe categorie aanmaken

Om een nieuwe categorie aan te maken volg je de volgende stappen:

1. Ga naar de declaratie app en selecteer onder configuratie declaratiecategorieën 
2. Selecteer nieuw
3. Vul de velden in:
4. 1. Productnaam
   2. Kostprijs standaard 0. Indien altijd een ander bedrag dit hier invullen. Bijvoorbeeld 0,21 voor kilometervergoeding.
   3. Maateenheid
   4. Interne referentie is gelijk aan productnaam
   5. Kostenrekening (in overleg met financiën) 
   6. Inkoop BTW Hoog
   7. Doorberekenen declaraties standaard Nee
   8. Notitie voor een uitgebreidere omschrijving van wat er onder de categorie valt.

Eenheidsprijs

Als de eenheidsprijs op 0 ingesteld staat, is hij variabel en kan de werknemer de prijs zelf instellen die overeenkomt met het bonnetje of de factuur. Dit bedrag moet inclusief BTW worden ingevoerd.

In het geval van kilometervergoeding is de eenheidsprijs altijd 21 cent per kilometer. Dit is vooraf ingesteld in de categorie. De werknemer hoeft hierdoor alleen het aantal kilometers in te voeren, Odoo berekent de rest.

Inclusief BTW

We hebben ervoor gekozen om standaard BTW Hoog in te stellen omdat dit het meest voorkomt en zodat de werknemer dit niet hoeft te bepalen.
Financiën corrigeert dit achteraf als dit nodig is.

Werknemer

Standaard wordt hier het account van diegene die het formulier invult, ingevuld.
Door hier iemand anders zijn naam in te voeren, kun je dus ook een declaratie voor iemand anders invoeren.

Betaald door

Hier zijn twee opties:

• Werknemer (terug te betalen). De werknemer heeft het bedrag voorgeschoten en dit dient terugbetaald te worden.
• Bedrijf. Er is betaald met de zakelijke pas.

Notitie

Vul hier zo uitgebreid en duidelijk mogelijk in waar de declaratie voor is.